Integritetspolicy

GDPR och E-post

Även e-post kommer att omfattas av GDPR. Det innebär att vi alla behöver tänka annorlunda när det gäller användningen av personuppgifter när vi skickar, skickar vidare, tar emot, sorterar, lagrar och raderar e-post.

Begränsa användningen personuppgifter i e-post till vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamålen. Detta följer av den så kallade uppgiftsminimeringsprincipen och innebär helt enkelt att vi kommer att behöva tänka på och bli betydligt mer restriktiva när det gäller användning av personuppgifter i e-post.

Tänk på vilka som behöver ta del av e-post som innehåller personuppgifter. Som huvudregel ska bara sådana personer som har behov av tillgång till personuppgifter för att kunna utföra sitt arbete också ha tillgång till dem.
Det finns därför anledning att överväga till vilka e-postmeddelanden skickas, inte minst vilka som ska stå som kopiemottagare. Strunta i att skicka information till folk som egentligen inte behöver den. De kommer att tacka dig!

Inför tydliga rutiner för återkommande radering av e-post. Personuppgifter får bara behandlas så länge de behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen.
Det blir därför viktigt att ha de olika ändamålen klargjorda för sig och anknyta gallringsrutiner till dessa ändamål.
Lagra bara e-post som verkligen behövs för att uppfylla ändamålen och radera resten!
Se därefter till att radera sparad e-post när ändamålen är uppfyllda.

Rutiner för E-posthantering

Eftersom Personuppgifter bara får behandlas så länge de behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen kommer vi att behöva sortera och radera mejl i fortsättningen.

Man behöver skapa mappar utanför inkorgen och skickade objekt för sortering.
Inkommande mejl ska bedömas och sorteras. * Se bedömnings regler nedan
Äldre mejl än tolv månader tillbaks i tiden ska gås igenom och sorteras/raderas
Sorterade mejl i egenskapade mappar ska gallras minst var tolfte månad.
Mappen Borttagna objekt ska tömmas.

Företagskontakter ska sparas i Outlook och hållas uppdaterad minst var tolfte månad.
Distributionslistor (leverantörs listor) ska uppdateras minst var tolfte månad.
Undvik att skicka extra skyddsvärda personuppgifter i epost. *
(I de fall det är nödvändigt, rensa i skickade objekt omedelbart)

Bifogade dokument ska inte sparas i postlådan.
Använd inte epostlådan som lagringsutrymme för dokument utan spar dessa på filservern.
Epost säkerhetskopieras inte på samma sett som filer på filservern.
Vi kan inte återställa ändringar, mappstrukturer eller hela postlådor.
Microsoft har egna säkerhetskopior som garanterar tillgänglighet men vi har inte tillgång till dessa.

För att underlätta kommer vi att införa bevarande principer som automatisk raderar osorterad epost.
(Datum för detta är inte bestämt beslut kärvs för om denna policy)

Följande tidsbegränsningar kommer att införas för personliga E-postlådor.

Inkorgen: Mejl äldre än ett år kommer att raderas.
Skickade objekt: Mejl äldre än ett år kommer att raderas.
Övrig epost: Mejl äldre än tre månader kommer att raderas.
Skräppost: Mejl äldre än en månad kommer att raderas.
Borttagna objekt: Mejl äldre än tre månader kommer att raderas.

O.B.S Undermappar kommer att ärva bevarande princip från överordnad mapp.
Mappar i Inkorgen, Skickade objekt osv behöver därför flyttas om man behöver spara mejlen längre än ett år tillbaks.

Följande tidsbegränsningar kommer att införas för gemensamma E-postlådor.
Inkorgen: Mejl äldre än tre månader kommer att raderas.
Skickade objekt: Mejl äldre än tre månader kommer att raderas.
Övrigepost: Mejl äldre än tre månader kommer att raderas.
Skräppost: Mejl äldre än en månad kommer att raderas.
Borttagna objekt: Mejl äldre än en månad kommer att raderas.
Övriga mappar Mejl äldre än sex månader kommer att raderas.

Målet är att man håller sin inkorg tom.

Bedömningsregler

Avtal: Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den personuppgiftsansvarige.

Intresseavvägning: Den personuppgiftsansvarige får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke om den personuppgiftsansvariges intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet.

Rättslig förpliktelse: Det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvarige måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet

Samtycke: Den registrerade har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen. Obs! I många fall är det inte lämpligt eller kanske inte ens möjligt att stödja sig på den registrerades samtycke. Överväg därför alltid först om ni kan stödja personuppgiftsbehandlingen på någon av de andra rättsliga grunderna.

Vi behöver inte radera epost som inte innehåller några personuppgifter.
Vi behöver inte radera epost som är relevant för pågående projekt eller ärenden.
Har vi en arbetsrelation med en kontakt får hens personuppgifter finnas i E-posten.
När vi avslutat relationen ska all korrespondens tas bort om den inte behöver sparas för att uppfylla
andra ändamål.
Vid avslutat projekt ska relevant epost arkiveras och sparas i Projektmappen.

Förklaring av Extra skyddsvärda personuppgifter

Personuppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt, personnummer, uppgifter och personliga och ekonomiska förhållanden, Bild-, ljud- och videoinspelningar, omdömen och personlighetsbeskrivningar (preferenser, pålitlighet, beteenden mm.) uppgifter om barn, uppgifter om lagöverträdelser o.l.